Obwohl die Digitalisierung Arztpraxen enorm entlasten und Prozesse effizienter gestalten kann, sieht die Realität oft anders aus: Digitale Tools werden eingeführt, doch statt der erhofften Erleichterung herrscht Überforderung und Chaos. Dabei sind es häufig dieselben typischen Fehler, die Praxen bei der Digitalisierung machen. 

In diesem Blogartikel erläutern wir Ihnen die häufigsten Stolperfallen und erklären Ihnen, wie Sie diese umgehen können – so gelingt Ihnen der Wandel zu digitalen Arztpraxis ganz bestimmt! 

1. Keinen Digitalisierungscheck machen

"Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess." (T. Dirks, CEO von Telefónica Deutschland)

Nicht jeder Prozess lässt sich sinnvoll digitalisieren. Deshalb ist es wichtig, zunächst eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse in der Praxis durchzuführen. Nur so lassen sich Optimierungspotenziale identifizieren und feststellen, wo digitale Tools wirklich hilfreich sind und wo sie stattdessen zu Mehraufwand durch zu viele offene Fenster und Doppeltarbeiten führen.

2. Alles auf einmal tun

Hochmotiviert werden häufig direkt alle ausgewählten digitalen Tools auf einmal eingeführt – und plötzlich merkt man, dass kaum ein Prozess noch reibungslos funktioniert. Der Grund? Die einzelnen Anwendungen wurden nicht ausreichend für Ihre individuellen Abläufe getestet, es fehlt an adäquaten Schulungen und die Einführung hat nicht schrittweise stattgefunden. Das Praxispersonal ist überfordert, und die Patienten bekommen von den neuen Möglichkeiten kaum etwas mit. Deswegen: Langsam angehen. Erproben Sie, wie die neuen digitalen Tools am besten zum Einsatz kommen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Zeit, sich an Umstellung zu gewöhnen und ermöglichen Sie Schulungen. Und nicht zuletzt: Kommunizieren Sie die Neuerungen auch aktiv an die Patienten.

3. Tools auswählen, die nicht miteinander kompatibel sind

Es gibt unzählige Anbieter und Tools mit den verschiedensten Funktionen – da den Überblick zu behalten, ist gar nicht so einfach. Häufig passiert es, dass man sich wahllos die Anwendungen aussucht, die einen am meisten ansprechen. Doch Einzellösungen, die nicht miteinander kommunizieren können, schaffen mehr Probleme als sie lösen. Nur wenn die Systeme nahtlos ineinander übergehen, spüren Sie auch wirklich eine Entlastung. Beispielsweise sollte nach einer Online-Terminbuchung automatisch das richtige digitale Formular an den Patienten gesendet werden – ohne zusätzliche Arbeit für das Praxisteam, z.B. durch den manuellen Versand, zu erzeugen. Erst dann kann eine richtige Entlastung durch Digitalisierung gespürt werden.

4. Mitarbeiter nicht mit einbeziehen

Sie planen die Digitalisierung. Jedoch sind es Ihre Mitarbeiter, die Sie Tag für Tag umsetzen. Deswegen: Holen Sie Ihr Team frühzeitig ins Boot. Fragen Sie nach, welche Prozesse die Mitarbeiter am meisten stören und welche Verbesserungen Sie sich wünschen. Geben Sie das Zepter ab und lassen bei Interesse auch ihr Praxisteam mitplanen. Probieren Sie als Teams verschiedene Optionen aus und evaluieren, was zu Ihnen passt. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Veränderungen umgesetzt und mit der gleichen Motivation an die Patienten weitergegeben werden kann.

5. Keine Patientenorientierung

Digitale Tools sollten nicht nur intern gut funktionieren, sondern auch für die Patienten sinnvoll sein. Es bringt nur wenig, hochinnovative Lösungen einzuführen, die am Ende niemandem nutzten oder nicht auf ihr Patientenklientel zugeschnitten sind. Deswegen: Hören Sie auf Ihre Patienten. Fragen Sie nach, welche digitalen Services sie sich wünschen und kommunizieren Sie aktiv, welche Möglichkeiten es bereits gibt. Achten Sie dabei auf Faktoren, die den Einsatz bestimmter Tools beeinflussen könnten (bspw. Alter, Geschlecht, Berufsgruppen). Nur so stellen Sie sicher, dass die Digitalisierung nicht an den Bedürfnissen der Patienten vorbeigeht.

6. Unrealistische Erwartungen

Ja, Digitalisierung kann Prozesse vereinfachen und wertvolle Zeit sparen. Aber sie ist kein Wundermittel. Es wird keine KI geben, die die gesamte administrative Arbeit übernimmt oder Ihre medizinischen Fachangestellten ersetzt. Erarbeiten Sie im Vorfeld, welche Ziele und Anforderungen Sie haben und messen Sie Ihren Erfolg im Verlauf. So werden Sie nicht enttäuscht und profitieren von dem, was Digitalisierung kann: Eine wertvolle Unterstützung sein, die die Arbeit spürbar erleichtert.

7. Kein Geld ausgeben wollen

Es stimmt: Digitalisierung kann teuer sein. Aber wer nichts investiert, bekommt auch nichts zurück. Die meisten digitalen Tools zahlen sich am Ende aus – sei es durch weniger No-Shows (bspw. Online-Terminbuchungen) oder durch weniger Regresse und höhere Auszahlungen (bspw. Abrechnungstools). Nicht jeder Euro, der ausgegeben wird, ist auch eine Verschwendung. Überlegen Sie also genau, wo sich Investitionen lohnen!

Fazit: Die Digitalisierung einer Arztpraxis ist ein Marathon, kein Sprint 

Sie benötigen Ausdauer, aber: Mit einer klaren Strategie, realistischen Erwartungen und dem richtigen Fokus auf die Bedürfnisse von Mitarbeitern und Patienten kann sie zu einer echten Erfolgsgeschichte werden. 

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